Sebuah konsep tentang IT Master Plan (bagian 1)

Suatu perusahaan sebaiknya tidak gegabah mengeluarkan sebuah investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena selain kebutuhan tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya secara jelas dan cermat. Dan untuk dapat melaukan hal tersebut perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan perencanaan dan implementasi Teknologi Informasi. IT Master Plan (ITMP) pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan. Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari Business Plan perusahaan. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun.

Banyak manfaat yang bisa diambil dalam pemanfaatan Master Plan. Diantaranya adalah:
1.    Sebagai dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi.
2.    Untuk mengurangi beberapa resiko yang timbul dari implementasi teknologi informasi.
3.    Sebagai alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu perusahaan.

Ada sejumlah hal mendasar yang perlu diperhatikan sebagai dasar pemikiran didalam proses penyusunan dokumen master plan yang akan menjadi dasar dari perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi, antara lain :
1.    Memberikan panduan yang jelas mengenai bagaimana sistem dan teknologi informasi harus dibangun sehingga memberikan nilai manfaat atau value kepada organisasi terkait, sehingga perencanaan ini tidak dapat dipisahkan, yang merupakan kesatuan dengan perencanaan organisasi itu sendiri.
2.    Tim yang terlibat dalam penyusunannya haruslah berasal dari berbagai kalangan (bukan hanya dimonopoli oleh orang-orang teknis semata), terutama dari pimpinan atau manajemen yang merupakan pihak yang paling berkepentingan.
3.    Dinamika perkembangan teknologi terjadi sedemikian cepatnya sehingga sangat sulit membuat perencanaan yang berbasis pada sebuah spesifikasi teknologi tertentu, sehingga harus diperhatikan sungguh-sungguh tingkatan detail arsitektur teknologi informasi yang dimaksud. Karena cepatnya perkembangan teknologi tersebut, maka horison atau tata kala waktu berlakunya master plan pun tidak bisa terlampau lama (antara 1 sampai 3 tahun), dimana setiap 6 (enam) bulan sekali harus dilakukan revisi secara formal.

Bagaimana memula menyusun ITMP ? Pertanyaan ini mudah untuk disampaikan, tapi rumit untuk menjawabnya. Secara sederhana sebenarnya adalah memulai dengan membangun komitmen dari rekan-rekan bisnis dalam perusahaan tempat anda bekerja. Siapa rekan-rekan yang dimaksud disini ? tak lain adalah para direksi dan seluruh kepala divisi yang ada atau dengan kata lain adalah semua pihak non-TI.  Mengapa hal ini perlu ? karena merekalah yang kelak yang akan merasakan hasilnya ketika ITMP selesai disusun dan mulai dilaksanakan.

Para rekan bisnis ini harus antusias didalam membantu penyusunan ITMP ini. Hal-hal yang mungkin selama ini tidak atau belum dikomunikasikan dapat disampaikan sehingga proses harmonisasi antara bisnis dan TI sekaligus juga bisa didapatkan di dalam proses tersebut.

Sebuah ITMP memang merupakan terjemahan dari berbagai kebutuhan dan rencana bisnis yang ada. Dan ini nanti akan tertuang semuanya didalam dokumen ITMP. ITMP yang terbentuk nantinya, selain konsep IT yang bersifat konseptual, memang akan sarat dengan penjelasan yang sifatnya teknis tentang teknologi, seperti infrastruktur jaringan dan sistem, bahkan jika diperlukan sampai dengan jenis peralatan yang akan digunakan pada saat implementasi ITMP. 

Dan perlu diketahui, ITMP adalah living document, artinya dokumen ITMP harus selalu diperbarui secara periodik berdasarkan perubahan-perubahan bisnis yang signifikan maupun pembaruan-pembaruan di bidang teknologi informas.

Pada umumnya, tidak ada struktur yang baku didalam penulisan ITMP. Setiap perusahaan pasti memiliki caranya sendiri sesuai dengan style para pimpinan, bisnis yang ada, kemampuan perusahaan dan lain sebagainya.

Konsep ITMP bisa dikembangkan dengan sederhana dan dapat disusun berdasarkan logika yang sederhana pula.  Atau jika kita ingin menganalogikannya seperti halnya membangun sebuah rumah, untuk apa dan siapa, bagaimana caranya, bahan bangunan rumaha, atau singkatnya mulai dari arsitekturnya sampai jadinya.