MANFAAT MILIS BAGI PERUSAHAAN

Internet adalah rangkaian hubungan jaringan komputer yang dapat diakses secara umum di seluruh dunia, yang mengirimkan data dalam bentuk paket data berdasarkan standar Internet Protocol (IP). Lebih dalam lagi, internet adalah kumpulan jaringan dari jaringan-jaringan komputer dunia yang terdiri dari jutaan unit-unti kecil, sperti jaringan pendidikan, jaringan bisnis, jaringan pemerintahan, dan lain-lain, yang secara bersama menyediakan layanan informasi seperti e-mail, online chat, transfer file, dan saling keterhubungan (linked) antara satu halaman web dengan sumber halaman web yang lainnya.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa layanan utama internet sebagai media untuk:

1. Menyebarkan dan memperoleh informasi, umumnya disajikan dalam bentuk website, informasi dapat berupa teks, grafik, suara, video atau dalam bentuk file yang dapat didownload

2. Berkomunikasi, baik melalui media chatting berbasis teks (IRC), grafik (Yahoo Messenger), maupun berkomunikasi suara (Skype), layaknya menggunakan telepon kabel.

3. Berkirim surat (email)

4. Bertukar data, salah satunya dengan menggunakan aplikasi FTP, website, maupun koneksi peer to peer.

5. Remote Login, mampu mengeksekusi komputer dari jauh (telnet)

Salah satu teknologi internet yang ingin saya bahas adalah tentang millis. Milis (Inggris: mailing list) adalah group diskusi di internet dimana setiap orang bisa berlangganan dan berikutserta didalamnya. Anggota milis dapat membaca surat dari orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Secara sederhana, milis adalah sebuah daftar alamat surat elektronik yang mempunyai kesukaan/kepentingan yang sama.

Saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang yang terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk membalas topik diskusi tersebut atau tidak.

Setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke setiap kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Semua proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau Mail Servers.

Berdasarkan topik diskusi, milis ada bermacam-macam. Ada milis umum, ada milis yang membahas bidang ilmu tertentu (misalnya Teknologi Informasi), ada senarai yang membahas masalah agama, dan sebagainya.

Penyedia layanan milis yang dikenal luas antara lain adalah yahoogroups.com dan googlegroups.com.

Daftar untuk penggunaan milis dapat disebut sebagai daftar distribusi. Dalam milis yang legal atau tidak bermuatan spam, individu dapat berlangganan atau berhenti berlangganan sendiri.

Millis

One to many communication seperti halnya millis, sudah merupakan hal yang umum digunakan perusahaan sebagai sarana bertukar informasi. Selain meningkatkan intensitas hubungan didalam perusahaan, millist juga dapat dijadikan bukti terjadinya suatu komunikasi antara beberapa pihak yang berkepentingan didalamnya. Manfaat lain dengan adanya millist antara lain adalah arus informasi tetap mengalir setiap waktu tanpa ada batasan waktu dan tempat, kemudahan mendapatkan resource dari sumber yang tepat, proses Sosialiasasi dan pembelajaran dan Meningkatkan learning outcomes baik kuantitas maupun kualitas.

Ada dua macam pengertian jenis milis.

1. Sebagai daftar pengumuman, di mana sebuah "mailing list" yang digunakan banyak orang sebagai penerima untuk buletin, majalah atau iklan. Secara tradisional, hal ini dilakukan melalui sistem pos, tetapi dengan munculnya e-mail, milis elektronik menjadi populer.

2. Sebagai sarana yang memungkinkan anggota untuk melakukan meng-unduh dan memuat data yang didapat kemudian disiarkan ke semua anggota milis lain. Kategori kedua ini biasanya dikenal sebagai daftar diskusi.

Kelebihan

1. Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar mengirim catatan ke gruptersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.

2. Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.

Kekurangan

1. Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang terkirim ke milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila seseorang jarang membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh terisi milis. Padahal, kapasitas email sangat terbatas. Full inbox juga dapat membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak terbaca. Padahal, pesan tersebut bisa jadi sangat penting.

2. Pesan Milis tidak dapat digolongkan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacam direktori, sehingga wacana atau informasi untuk bidang-bidang tertentu tidak bercampur dengan yang lain.

3. Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi sangat lambat. Banyaklebar pita internasional tersedot karena hal tersebut.

Dampak Millis bagi perusahaan

Dari apa yang saya uraikan diatas, tentu kita dapat menarik kesimpulan, terlihat betapa bergunanya sebuah teknologi internet yang bernama milis bagi perusahaan. Tentu sama halnya dengan teknologi lain, selain adanya dampak positif yang dapat dirasakan, dampak negatif menjadi penyeimbang pemanfaatannya. Jika tidak bijak menggunakannya, sebuah teknologi yang diharapkan menjadi pendukung positif bagi proses bisnis dalam perusahaan, malah akan menjadi sumber masalah baru yang bahkan lebih signifikan dibanding dampak positifnya.

Kontra Produktif

1. Tersebarnya informasi yang tidak berguna bagi perusahaan, contohnya seperti isu, fitnah dan lain sebagainya.

2. menjadi sarana komunikasi yang tidak pada tempatnya, bayangkan jika millis perusahaan menjadi ajang ucapan selamat terhadap suatu hal yang sebenarnya tidak perlu dibesarkan apalagi menjadi Topic of the day, atau sarana saling memuji para penggunanya,

3. Terjebak dalam satu informasi tak berujung, milis dapat menjebak sebuah komunikasi menjadi tidak berkesudahan jika informasi yang dibahas tidak memiliki solusi, hal ini lebih sering menimbulkan polemik baru bagi perusahaan.

4. Salah persepsi antara milis dan chatting. Seringkali para pengguna milis tidak dapat membedakan antara chatting dan menggunakan milis. Apalagi dengan adanya smartphone seperti halnya blackberry, semua komunikasi via smartphone akhirnya memang menjadi seperti melakukan chat. Bayangkan jika milis menjadi arena chat, berapa banyak file email yang akan masuk ke mailbox, karena milis bersifat broadcast, maka setiap pengguna akan membroadcast mailnya ke semua pengguna lain dalam group mail tersebut. Tidak perlu heran jika banyak keluhan para pengguna smartphone jika gadget mereka menjadi lambat dan sering hang.

Milis yang produktif

ada beberapa cara untuk mendapatkan sebuah media milis yang produktif bagi perusahaan, tidak sulit, hanya perlu sedikit pembiasaan penggunanya dan saling mensosialisasikan diri, antara lain :

1. Biasakan untuk menggunakan jalur pribadi (japri) untuk komunikasi yang bersifat pribadi, seperti ucapan selamat, atau complement each other.

2. Gunakan milis untuk pertukaran informasi yang memang harus direcord.

3. Jangan mereply milis untuk membahas sesuatu bahasan yang lain.

4. Milis perusahaan sebaiknya digunakan untuk membahas isu perusahaan, dan berkomunikasi untuk mendapatkan solusi, bukan untuk memperbesar isu yang tidak perlu. Harus ada guard keeper (moderator) yang cerdas dan aktif yang dapat mengatur atau mengatakan “stop” terhadap satu pembahasan yang tidak produktif.